BELAJAR JADI PEMBELAJAR

Ir. Bambang Subagio, M.M. ; Staf Profesional – Lembaga PPM; Konsultan – PT Binaman Utama

Setiap organisasi tentu berharap bisa mencapai kinerja tingi. Namun kendala yang dihadapi sering kali sulit diatasi. Selain disebabkan oleh faktor-faktor eksternal - ekonomi, politik, persaingan, dan sebagainya – yang umumnya cenderung uncontrolable; faktor internal pun merupakan persoalan tersendiri yang tidak kalah peliknya. Kondisi faktor internal tersebut, di antaranya adalah rendahnya mutu sumber daya manusia yang dimiliki.

Seorang pemilik perusahaan konstruksi baja suatu ketika pernah menyampaikan uneg-uneg-nya, mengenai rendahnya mutu pekerja di perusahaannya. "Bayangkan, tidak ada seorang pun di antara pekerja saya yang bisa memotong baja dengan kecepatan dan kerapihan mendekati kemampuan rata-rata pekerja yang dimiliki rekan saya di Singapura", katanya waktu itu. Kemudian ditambahkan, "Hal ini memunculkan pertanyaan dalam diri saya, apa yang telah dilakukan oleh rekan saya itu sampai dia bisa memiliki pekerja seterampil itu? Apa kesalahan saya sampai tidak bisa membentuk pekerja yang mempunyai kemampuan sama seperti pekerja Singapura itu?"

Contoh kejadian di atas nampaknya hanya merupakan ilustrasi kecil yang mewakili kondisi umum yang lebih luas. Masih banyak contoh lain yang akan menyadarkan kita, betapa kita masih perlu belajar banyak dari kesuksesan orang lain. Misalnya tentang pengelolaan pelabuhan. Sebagai negara kepulauan, mestinya kita mempunyai kompetensi yang cukup hebat dalam hal pengelolaan pelabuhan. Namun pada kenyataannya semua orang tahu bahwa tidak ada satu pun pelabuhan di Indonesia yang bisa menyamai kemampuan PSA (Port of Singapore Authority). Pembandingan ini tidak dimaksudkan untuk mempersoalkan mengapa terjadi perbedaan kemampuan yang sangat mencolok antara pelabuhan Tanjung Priok dan PSA, misalnya, tetapi lebih menekankan pada aspek perlunya kita memperhatikan proses pembelajaran dalam organisasi untuk mendapatkan kompetensi yang diharapkan.

Belajar dari kesuksesan orang lain terkadang memang perlu, bahkan harus dilakukan, apabila kita tidak ingin ‘ketinggalan kereta'. Masalahnya, belajar pun ada kiatnya. Kalau tidak tahu caranya belajar, jangan harap bisa mendapatkan pengetahuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Bagi para manajer, salah satu dari sekian banyak tugas dan tanggung jawabnya adalah menciptakan kondisi sedemikian rupa sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung efektif.

Sebenarnya cukup banyak hal yang perlu diperhatikan atau dilakukan oleh para manajer untuk mengelola proses pembelajaran di dalam organisasinya, namun dalam tulisan ini akan diuraikan dua pokok pembahasan yang dianggap sangat mendasar, yaitu mengenai fokus pembelajaran - berguna untuk menentukan arah dari upaya pembelajaran; dan lingkungan pembelajaran yang perlu diciptakan untuk memungkinkan proses pembelajaran dapat berlangsung secara efektif.

FOKUS PEMBELAJARAN

Fokus atau objek pembelajaran harus dikaitkan dengan kebutuhan proses bisnis organisasi, yang umumnya sekaligus juga merupakan kebutuhan individu dalam organisasi. Penentuan fokus bisa dilakukan melalui ‘diagnosis kebutuhan pembelajaran’, yang terdiri dari tiga tahapan berikut:

Menentukan materi atau objek pembelajaran: Para manajer harus mengetahui kebutuhan pembelajaran bagi unit kerjanya, baik kebutuhan individu maupun kelompok. Hal ini berlaku juga bagi manajemen puncak, mereka harus tahu kebutuhan pembelajaran bagi organisasi yang dipimpinnya. Kegagalan eksekutif dalam memahami hal ini merupakan awal petaka bagi organisasi, karena bagaimana mungkin bisa membangun kompetensi tanpa melewati tahapan ini?
Menilai kondisi individu dan kelompok: Maksud tahapan ini adalah untuk mengetahui tingkat pencapaian atau kondisi pembelajaran yang telah dimiliki/dicapai oleh organisasi. Para manajer harus mengetahui sampai sejauh mana tingkat penguasaan atau kemampuan para anggotanya, baik secara individu maupun kelompok. Dengan demikian dapat disusun program pembelajaran yang tepat dan sesuai dengan tingkat kemampuan mereka. Tingkat-tingkat pembelajaran ini akan disampaikan lebih rinci di bagian selanjutnya.
Memprioritaskan kebutuhan pembelajaran: Pada tahapan ini dilakukan identifikasi prioritas pembelajaran individu dan kelompok serta penyesuaiannya dengan prioritas organisasi. Dengan cara demikian akan bisa dibuat suatu program pembelajaran yang fokus pada bidang-bidang tertentu yang dianggap penting, sedikit demi sedikit - tetapi sering - dalam waktu pendek. Hal ini biasanya lebih efektif daripada langsung membebani mereka dengan 'seabreg' aktivitas yang terlalu membebani.

LINGKUNGAN PEMBELAJARAN

Para manajer harus mampu menciptakan kondisi lingkungan dalam organisasinya yang memungkinkan proses pembelajaran berlangsung efektif. Untuk itu para manajer harus tahu tingkatan pembelajaran para anggotanya, baik secara individu maupun kelompok. Sehingga dengan demikian akan bisa diambil langkah-langkah yang tepat sesuai dengan kondisi yang ada. Kondisi lingkungan pembelajaran bisa berada pada salah satu tingkatan seperti yang diuraikan di bawah ini.

Tingkatan terendah adalah ketidaktahuan: Sebagai contoh, gambaran umumnya adalah, "Tidak seorang pun tahu apa yang mereka tidak ketahui". Tidak ada yang bisa disalahkan pada tingkat ketidaktahuan ini. Tingkatan ini merupakan tingkatan di mana proses pembelajaran dapat dimulai dengan mudah karena materi yang dibutuhkan cukup jelas untuk disampaikan.
Tingkatan kedua adalah kepedulian: Dengan adanya kepedulian individu serta kelompok, yang dibutuhkan oleh anggota organisasi adalah motivasi untuk mendapatkan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Kendala yang menghambat proses pembelajaran pada tingkatan ini umumnya adalah hal-hal yang membuat kakunya suatu organisasi, misalnya 'job desc' dan struktur penggajian. "Itu bukan tugas saya", atau "Saya tidak digaji untuk melakukan tugas itu", merupakan respon yang sering ditemui. Pemberdayaan kelompok dan dukungan rekan sekerja diharapkan akan bisa mengatasi masalah ini.
Tingkatan ketiga adalah pemahaman. Tingkatan ini merupakan fase kritis, karena pada saat pemahaman mulai tumbuh dan berkembang, muncul pula keyakinan dan nilai-nilai yang justru bisa menjadi penghambat untuk sampai pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi. Adalah tugas manajer untuk memberi pengertian kepada anggotanya, agar mereka tidak 'terjebak' pada pemahaman akan visi yang salah.
Tingkatan keempat adalah komitmen. Tingkatan ini tidak akan tercapai tanpa "minat intrinsik dan keingintahuan". Sering terjadi hasil suatu pelatihan tidak seperti yang diharapkan karena tidak adanya minat dan keingintahuan dari peserta yang bersangkutan. Minat tersebut tidak bisa dipaksakan, melainkan harus muncul dari dalam dirinya sendiri. Pada tingkatan ini, proses pembelajaran harus berasal dari tarikan individu yang bersangkutan, bukan oleh dorongan dari organisasi. Bagaimana mengkondisikan hal ini? Merupakan tugas manajer untuk membangkitkan minat tersebut.
Tingkatan kelima adalah berperan. Apabila seseorang bekerja dalam suatu kelompok, artinya dia mempunyai peran dalam kelompok tersebut. Proses pembelajarannya terjadi secara langsung, dengan melakukan penyempurnaan-penyempurnaan yang bermanfaat bagi organisasi. Pengembangan dalam lingkungan ini memungkinkan berlangsungnya proses pembelajaran yang menambah wawasan, serta meningkatkan kemampuan berinovasi dan menyelesaikan malasah-masalah secara kreatif. Kondisi ini sering kali dijadikan sebagai sasaran dalam penyusunan konsep aktivitas pembelajaran.
Tingkatan tertinggi adalah refleksi. Ini mungkin merupakan bagian yang paling penting dalam proses pembelajaran. Pada tingkatan ini dilakukan evaluasi terhadap seluruh aktivitas pembelajaran, hasil yang dicapai, teori atau model yang digunakan, serta hal-hal lain yang dianggap perlu.
Dengan berpedoman pada tingkatan-tingkatan tersebut, serta mengetahui dengan baik kondisi pencapaian anggota organisasi, para manajer akan dapat menggambarkan profil seluruh kelompok dan gambaran umum yang dihadapi.

Uraian di atas kiranya dapat dijadikan referensi untuk menyiapkan pelaksanaan pembelajaran dalam organisasi Anda. Tahap persiapan ini bisa dikatakan sebagai gerbang atau corner stone untuk memulai perjalanan panjang, tanpa akhir. Apabila kita amati kebiasaan atau perilaku organisasi di negara-negara maju, jelas sekali bahwa selalu belajar dan berusaha untuk mencapai tingkat yang lebih tinggi sudah menjadi bagian dari kehidupan mereka. Sebagian besar orang-orang Jepang punya motto: "Hari ini harus lebih baik dari kemarin, dan hari esok harus lebih baik dari hari ini". Pandangan ini merupakan bagian dari falsafah Kaizen, yang terbukti ampuh dan berhasil membuat Jepang sebagai salah satu negara besar di dunia. Kondisi ini hanya mungkin tercapai apabila budaya pembelajaran sudah menjadi bagian dari budaya kita.

(c) 2001, Lembaga Manajemen PPM